Você já percebeu que “auxiliar administrativo” é um dos cargos mais presentes em ofertas de emprego, processos seletivos e concursos públicos?
Como o próprio nome diz, o auxiliar administrativo auxilia o administrador nas atividades do dia a dia de uma organização.
Mas, você sabe quais são exatamente as funções do auxiliar administrativo? Qual o grau de escolaridade ele precisa ter? E quanto ele ganha?
Fique conosco até o final deste texto e saiba mais detalhes sobre essa profissão tão popular.
O que é um auxiliar administrativo?
O auxiliar administrativo é o profissional que presta suporte na gestão das empresas. Ele auxilia, principalmente, gestores de finanças, de logística, de pessoal e da área operacional, na realização de atividades de controle e emissão de documentos.
Esse profissional trabalha auxiliando diversos departamentos de uma empresa. E isso é ótimo, uma vez que ele pode ter uma visão de 360 graus dos negócios.
Algumas empresas organizam e denominam as ações dos auxiliares, separando por departamentos. Veja os exemplos:
- Auxiliar administrativo bilíngue: pode atuar como secretário ou na intermediação entre a empresa e agentes estrangeiros;
- Auxiliar administrativo financeiro: faz lançamento de notas fiscais, registros de passivos, auxílio nas tarefas de faturamento, e outros;
- Auxiliar administrativo de pessoal: dá apoio na emissão da folha de pagamento, controle de ponto, gerenciamento de férias, entrega de vales e outros documentos.
O que faz um auxiliar administrativo?
O auxiliar administrativo, como o próprio nome diz, tem a função de auxiliar a administração de uma empresa em suas tarefas diárias.
Ele pode trabalhar em organizações dos mais variados portes e segmentos. Geralmente, ele dá suporte a mais de um setor interno, como, por exemplo, departamento de compras, administrativo de pessoal, logística, estoque, financeiro, marketing, etc.
Por esse motivo, a função do auxiliar administrativo pode variar de acordo com o segmento da empresa onde ele trabalha. Mas é possível estabelecer algumas tarefas comuns a praticamente todos os profissionais dessa área. Veja só!
Suporte no atendimento telefônico e presencial
O auxiliar administrativo, em determinadas situações, tem a função de atender clientes e manter um contato mais direto com o público.
Nesse caso, ele funciona como um intermediador. Ele recolhe as demandas, dúvidas e até mesmo outros tipos de feedbacks, sejam eles positivos ou negativos, para que sejam empregados tanto no atendimento, quanto nas demais estratégias do negócio.
Organização de arquivos
Uma das principais tarefas de um auxiliar administrativo é manter documentos organizados, permitindo seu fácil acesso ao longo do dia a dia da empresa.
Geralmente, esse profissional sabe onde estão as informações e outros materiais, contribuindo para a produtividade da equipe. Ele ajuda a poupar tempo, ao manter tudo na mais perfeita ordem.
Elaboração de planilhas
Uma atividade que ocupa muito o tempo nas rotinas das empresas é o preenchimento de planilhas, formulários e outros documentos, não é mesmo?
Mesmo que seja feita de forma digital, esse tipo de tarefa diminui a possibilidade de uma gestão direcionar melhor suas ações ao que realmente importa: estratégias e tomadas de decisão.
Por isso, o auxiliar administrativo fica responsável por fazer a elaboração de planilhas e afins, desafogando a equipe e otimizando o trabalho.
Criação de relatórios
Além de todas as demandas que já falamos até aqui, o auxiliar administrativo também cria relatórios, a partir do material com que tem contato.
Esses relatórios vão variar de acordo com o segmento da empresa, o setor de trabalho e os processos internos. Porém, é o auxiliar administrativo quem cuida da entrega desses materiais, que são utilizados para medir os resultados do negócio.
Emissão de notas fiscais
Verificar prazos e vencimentos, controlar a entrada e saída de notas fiscais, acompanhar validade de contratos e documentos em órgãos públicos, também são funções do auxiliar administrativo.
Ele também é o responsável por renovar certidões referente ao CNPJ na área contábil e financeira, efetuar conciliações bancárias, lançamentos contábeis, efetuar cálculos e serviços externos em órgãos públicos e serviços bancários.
Atualização de cadastros
O auxiliar administrativo cuida de agendas, reuniões e até mesmo atende clientes. Por isso, ele também é a pessoa mais preparada para contatar fornecedores.
Sendo assim, ele também é responsável por fazer a atualização de cadastros de clientes externos e internos, bem como negociar com esses parceiros do negócio.
Recebimento e entrega de correspondências e documentos
Os documentos e demais comunicados são digitados e compartilhados pelo auxiliar administrativo. Ele não faz apenas a organização e arquivamento.
Além disso, é ele quem envia, recebe e faz o controle de correspondências e documentos importantes, entre os setores da empresa e destinatários que estão fora dela.
Qual grau de escolaridade exigido para um auxiliar administrativo?
O mercado de trabalho exige do auxiliar administrativo apenas nível médio. Mas, com os problemas econômicos que o país enfrenta, tem sido cada vez mais comum ver estudantes universitários se candidatando a vagas para esse cargo.
Esses candidatos participam do processo seletivo, já pensando na possibilidade de uma promoção futura, por causa de sua maior qualificação.
Quem está cursando o ensino superior tem muito mais chances de conseguir uma vaga. A promoção dentro da empresa também é totalmente possível, quando se tem um auxiliar administrativo competente e com qualificação superior ao que o cargo exige.
Mas também, existem outras exigências para o preenchimento do cargo de auxiliar administrativo. Confira algumas delas:
- Conhecimento em informática: pacote Office, trabalho em nuvem, desenvoltura com os sistemas da empresa;
- Conhecimento em gramática e escrita formal. Isso vale muito para redigir ofícios, por exemplo;
- Inglês fluente ou pelo menos nível avançado é um bom diferencial, já que um profissional com essa habilidade pode fazer reserva em hotéis pelo telefone, alterar passagens aéreas, entrar em contato com fornecedores estrangeiros, etc.;
- Algumas empresas dão preferência a profissionais com certificado técnico de auxiliar administrativo. Isso acontece em casos em que o candidato não esteja cursando alguma graduação.
Em quais áreas um auxiliar administrativo pode atuar?
As competências de um auxiliar administrativo são extremamente necessárias em empresas que atuam nos mais variados nichos de mercado.
Listamos abaixo os principais segmentos que, geralmente, divulgam vagas de emprego em sites, para auxiliar administrativo.
Financeiro
Nesse caso, a função pede auxílio em atividades financeiras relacionadas ao negócio.
O auxiliar administrativo ajuda no controle bancário e na emissão de relatórios para o setor de contas a pagar.
Além disso, ele adquire habilidades para trabalhar com cheques e outras necessidades básicas para finanças, como domínio em matemática básica ou entendimento em cobranças e investimentos.
Administrativo
O auxiliar administrativo que atua no setor administrativo precisa ficar atento para que o administrador seja assessorado em diferentes tarefas. Sendo assim, muitas atribuições que já citamos neste texto são essenciais para o profissional. Por exemplo:
- A compreensão de planilhas;
- O conhecimento em arquivamento de documentos;
- O domínio da língua portuguesa para redigir bons comunicados, relatórios e outros documentos oficiais.
Contábil
Para atuar na área contábil, o profissional precisa ter noção de matemática. Além disso, o auxiliar administrativo vai precisar saber um pouco de contabilidade, para ajudar na análise e nas conciliações de contas.
Esses conhecimentos são necessários, porque ele também será responsável por registrar documentos em órgãos competentes e até mesmo fazer a escrituração em livros fiscais.
O auxiliar administrativo dará suporte ao contador, fazendo com que suas funções sejam direcionadas para assuntos fiscais, impostos, emissão de notas, etc.
Vendas
Um auxiliar administrativo que trabalha na área de vendas deve ter todas as competências que já falamos acima.
Mas, além disso, ele ainda precisará de uma comunicação interpessoal diferenciada. Isso porque ele terá um contato maior com clientes e fornecedores.
Então, além dessa habilidade, é necessário ser um profissional ágil e proativo. Ele não lidará apenas com as questões burocráticas da administração, mas também com a elaboração de orçamentos, práticas de preços e propostas comerciais atrativas e adequadas.
Recursos Humano
No setor de recursos humanos também é preciso ter profissionais que atuem como auxiliares administrativos. O departamento administrativo de pessoal precisa de suporte para lidar com:
- Treinamentos;
- Capacitações de funcionários;
- Recebimentos de solicitações;
- Reclamações;
- Demandas de colaboradores;
- Triagem de currículos;
- Entrevistas;
- Ações relacionadas à seleção e contratação e seus documentos e processos específicos.
Qual é a média salarial de um auxiliar administrativo?
O valor médio inicial pago para a função do auxiliar administrativo é de R$ 1.200,00. Só que isso também vai depender do tamanho da empresa.
Esse valor parece ser pouco, não é mesmo? Mas para aqueles que estão entrando no mercado de trabalho e querem ganhar experiência para conseguir posições mais altas, esse é um passo importante.
Após ingressar na profissão, você terá várias oportunidades de crescimento na carreira.
Qual é a diferença entre auxiliar e assistente administrativo?
O auxiliar e o assistente administrativo assessoram o administrador, que faz a gestão do negócio. As duas funções apresentam algumas particulares, dependendo do local de trabalho.
As atividades de auxiliares e assistentes administrativos em uma área de recursos humanos ou em um hospital, por exemplo, podem ser um pouco diferentes.
O profissional que trabalha como assistente administrativo desempenha um papel de assessor direto do administrador da empresa em que trabalha. Ele é aquela pessoa que agiliza processos, documentações, organiza a agenda, controla receitas e material e sabe tudo da rotina da empresa.
A atuação do auxiliar administrativo é bastante parecida com a de um assistente administrativo. A diferença entre os dois profissionais está no grau de responsabilidades acumuladas.
Geralmente, o auxiliar administrativo desempenha tarefas de baixa complexidade. Elas são mais trabalhosas do que difíceis, e exigem menos conhecimentos teóricos.
Pelo perfil de cada um desses cargos, você já pode perceber que existe uma diferença salarial entre eles. Quando o assunto é remuneração, o assistente administrativo pode chegar a ganhar mais do que o dobro do que o auxiliar.
Segundo uma pesquisa feita pela Glassdoor, plataforma de busca por vagas de emprego, essa diferença pode ser de R$ 27.000,00 por ano, contra R$ 13.000,00.
A quantidade de vagas abertas para cada uma dessas funções também acaba sendo diferente. São, aproximadamente, 2.100 para assistente, e quase 2.700 para auxiliar.
Quais são as habilidades necessárias em um bom auxiliar administrativo?
Como ele lida com prazos curtos, múltiplas ordens de diversos gestores diferentes e pilhas e pilhas de papéis e arquivos, um auxiliar administrativo deve ter senso de organização e tranquilidade para trabalhar sob pressão.
Mas é justamente a grande responsabilidade que explica por que as promoções nessa área são comuns.
Listamos algumas atribuições necessárias para quem quer ocupar esse cargo:
Boa comunicação
O auxiliar administrativo vai intermediar processos de diversas áreas da empresa.
Com certeza, a organização vai esperar que ele seja um dos elos de ligação entre departamentos, integrando processos sem gerar falhas de comunicação.
O número alto de ligações diárias para solucionar problemas, exigem também essa capacidade de comunicação.
Organização
O auxiliar administrativo lida com planilhas diversas, inúmeros arquivos físicos e digitais.
Perder uma nota fiscal pode resultar em inconsistências contábeis passíveis de multas pesadas à empresa.
Permitir o extravio de atestados médicos ou comprovante de realização de horas extras, por exemplo, vai gerar prejuízo aos colegas, e talvez uma futura ação trabalhista pelos descontos indevidos.
Ou seja, nem precisamos falar sobre o quanto é importante ser uma pessoa organizada ao trabalhar nessa função.
Gestão do tempo
As múltiplas tarefas impõem uma habilidade imprescindível: administração do tempo.
É exigido que o auxiliar administrativo tenha alta produtividade. Isso significa saber equilibrar o tempo escasso e o volume de tarefas diárias.
Autonomia
O auxiliar administrativo deve ter desenvoltura para atuar com autonomia e iniciativa, respeitando a cultura da instituição e hierarquia.
A proatividade conta muito em qualquer lugar!
Capacidade de concentração
Pense na seguinte situação: o auxiliar administrativo precisa remarcar uma reunião importante para o diretor da empresa. Mas antes, ele precisa entrar em contato com um fornecedor de outro estado, para negociar o valor de uma compra para empresa. Enquanto está fazendo isso, o telefone toca e é o diretor novamente, fazendo outra solicitação.
Distrações em um momento assim, podem resultar em esquecimento. E isso não é bom para quem quer crescer na corporação. Definitivamente, é necessário ter capacidade de concentração.
Disciplina
Acima de tudo, ter organização e disciplina permitem que o auxiliar atue com mais eficiência e facilidade com planilhas, arquivos digitais e físicos.
Dessa forma, ele cumpre suas funções com mais dinamismo.
Conclusão
Hoje vimos mais a fundo o que faz um auxiliar administrativo. A função desse profissional tem grande demanda no mercado e, normalmente, várias pessoas conseguem o primeiro emprego através desse cargo.
Por mais que alguns iniciem sua carreira apenas com o ensino médio, as empresas dão preferência para contratar um estagiário que está cursando ou que é formado no ensino superior.
Então, o profissional que deseja ter uma vantagem competitiva ao se candidatar nesse emprego, o indicado é estudar bastante.
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