Portaria de Condomínio: Cartilha com principais procedimentos para sua segurança

A portaria de condomínio é um local que merece atenção redobrada. Ela é a porta de entrada por onde transitam tanto moradores quanto visitantes e prestadores de serviço.

E o porteiro é o personagem essencial nesse ambiente, pois ele é responsável pela segurança e ordem da portaria de condomínio. Sendo assim, o mesmo deve ser preparado para saber como agir nas mais diversas situações.

No post de hoje vamos falar sobre a utilidade da portaria de condomínio e quais são as funções do porteiro. Confira!

O quê é para que serve a portaria de condomínio?

A portaria de condomínio serve para três principais funções:

• Recebimento de correspondência: tanto as correspondências convencionais, quanto pacotes e demais entregas, chegarão na portaria de condomínio. E o porteiro deve estar a postos para receber e distribuí-las.
• Autorização de entrada e saída de moradores, visitantes e prestadores de serviço: sempre que houver entrada de pessoas que não moram no condomínio, o porteiro deve pedir a identificação do indivíduo antes e realizar a confirmação de autorização com o morador.
• Manter a ordem do local: é função do porteiro estar alerta ao que ocorre no entorno do empreendimento, bem como ele pode ser escalado para notificar os moradores sobre qualquer anormalidade dentro do condomínio, como um corte na tubulação de água ou interrupção do funcionamento dos elevadores.

Diferença entre guarita e portaria de condomínio

Embora muitos pensem que guarita e portaria sejam a mesma coisa, existem características e particularidades que as tornam diferentes.

As guaritas são construções de pequeno porte cujo objetivo é abrigar e proteger o vigilante durante o turno de trabalho. Já a portaria é uma construção maior e mais complexa, para abrigar e proteger mais de uma pessoa, além de servir como ponto principal para controle de acesso ao estabelecimento.

É também na portaria que fica o balcão de atendimento, telefone, computador, catraca de acesso e outros recursos necessários para o trabalho dos porteiros.

Qual a importância da portaria de condomínio?

É muito importante que todo condomínio residencial ou comercial tenha uma portaria para prevenir que aconteça algo no local.

A postura do profissional de portaria e suas atitudes preventivas são indispensáveis aos condomínios, por isso, o treinamento do porteiro para a melhor execução de sua função é fundamental.

Também é importante que o condomínio possua regras e normas que precisam ser obedecidas por todos, pois um único deslize ou falta de comprometimento põe em risco a segurança do prédio ou conjunto de casas.

Tipos de portaria de condomínio

Podemos dizer que existe, basicamente, seis tipos de portaria de condomínio. São elas:

1. Portaria física

A portaria de condomínio física é aquela em que há um profissional contratado para ficar na portaria controlando o acesso dos moradores e visitantes ao condomínio. A vantagem dessa forma de controle de acesso é a humanização da portaria e a possibilidade de explorar o porteiro para realizar outras atividades.

Entretanto, a segurança do condomínio fica suscetível à falha humana nos casos em que há um descuido do porteiro ou quando o mesmo é rendido por pessoas mal intencionadas.

2. Cartão de acesso

O cartão de acesso armazena as principais informações do seu portador, como o nome, documento de identidade e nível de acesso. Para acessar o condomínio, basta aproximá-lo de um leitor.

As vantagens desse método são: a praticidade na utilização, a possibilidade de revogar os direitos de uso de moradores que deixam o condomínio, além do controle de acesso a outras áreas, como o salão de festas, piscina ou academia.

3. Biometria

A biometria é um sistema que utiliza a impressão digital, reconhecimento facial ou até mesmo a voz dos moradores para permitir o acesso ao condomínio. O alto grau de segurança é a principal vantagem desse dispositivo.

4. Autenticação por senha

Trata-se da utilização de uma senha própria para cada morador que permite a entrada no condomínio. Entretanto, essa senha pode ser facilmente extraviada e colocar em risco a segurança do condomínio.

5. Identificação automática de veículos

Com a identificação automática de veículos autorizados é possível entrar na garagem sem a necessidade de ficar parado por muito tempo, além de acabar com a dependência do controle para abrir o portão.

6. Portaria remota

A portaria de condomínio remota é o que existe de mais avançado quando falamos sobre controle de acesso. Todo o controle é feito por uma central à distância que utiliza ferramentas digitais.

Os moradores recebem um controle de acesso para entrar no condomínio rapidamente e os visitantes utilizam o interfone para entrar em contato com a central de atendimento, que entra em contato com o morador para que seja autorizada a sua entrada.

Como funciona a portaria de condomínio?

A portaria de condomínio deve funcionar de modo a recepcionar e orientar visitantes e hóspedes; controlar o fluxo de pessoas e veículos, identificando-os e encaminhando-os aos locais desejados; e recebendo mercadorias, volumes diversos e correspondências.

Além disso, os profissionais que trabalham na portaria de condomínio devem zelar pelo patrimônio, observando o comportamento e movimentação de pessoas para prevenir perdas, evitar incêndios,acidentes e outras anormalidades; e também fazer manutenções simples nos locais de trabalho.

Principais procedimentos de uma portaria de condomínio

São vários os procedimentos de uma portaria de condomínio. Abaixo listamos os principais, confira!

Controle de acesso de visitantes

A atribuição mais conhecida do porteiro é fazer o controle de acesso de visitantes, acionando o responsável pela visita. Para um bom controle, é importante seguir os passo abaixo:

1. Interfonar na unidade indicada pelo visitante ou prestador de serviço para que o morador possa autorizar ou não sua entrada;
2. Realizar a comunicação com o visitante de dentro da portaria, não devendo o profissional sair do local para se comunicar;
3. Enquanto não há autorização, mantenha o visitante do lado de fora do condomínio.

Recebimento de encomendas

O recebimento de encomendas e correspondências também é uma atribuição do porteiro. Em muitos edifícios, costuma-se ter um local destinado para a guarda dos volumes quando não se consegue acionar o condômino.

O procedimento para receber é semelhante ao de controle de acesso. Se o morador pede comida, por exemplo, ele é chamado para receber o pedido na portaria, não devendo o porteiro autorizar a entrada no entregador.

O mesmo ocorre com a entrega dos Correios, que normalmente requer assinatura de recibo. Se o condômino não estiver em sua unidade, o porteiro pode receber a encomenda e entregá-la posteriormente. Nesse caso, o carteiro também não deve adentrar o condomínio.

Controle de entrada e saída de prestadores de serviço

Assim como o porteiro faz o controle de acesso de visitantes, ele também é responsável por controlar a entrada e saída de prestadores de serviço. Eles só devem ter a entrada autorizada após o porteiro se certificar que o morador pediu pelo serviço e após conferir a identificação do prestador de serviço.

Zelar pela ordem no local

Outra atribuição do porteiro é zelar pela ordem no local. Para isso ele precisa ser cordial e simpático com todos, além de estar atento a irregularidades ocorridas durante o horário de trabalho.

Quais os equipamentos essenciais para uma portaria de condomínio?

Uma boa portaria de condomínio é aquela capaz de possibilitar ao porteiro uma visibilidade completa das principais entradas e saídas. Ele deve conseguir identificar quem está ao redor da edificação com facilidade.

Os equipamentos essenciais para o bom funcionamento de uma portaria de condomínio são:

• Sistema de comunicação eficiente, interno e externo, para que o porteiro possa acionar moradores e público externo quando for necessário;
• Ventilação adequada (ar condicionado ou ventilador), para que o porteiro consiga trabalhar com bem-estar e eficiência;
• Assento ergonômico (regulagem de altura e apoio para os braços e costas) e apoio para os pés para evitar desgaste e problemas físicos do funcionário;
• Disponibilize um bebedouro e cafezinho para ajudar a combater a sonolência.

Principais erros que comprometem a segurança da portaria de um condomínio

Alguns erros são cruciais e podem comprometer a segurança da portaria de condomínio. Conheça a seguir quais são eles!

1. Não definir as regras para funcionamento da portaria: a ausência de normas pode acarretar em erros por parte do porteiro, que não terá algo que guie a rotina de trabalho. Bem como dos moradores, que podem interferir no funcionamento da portaria do condomínio.
2. Não qualificar e orientar o porteiro: o profissional precisa conhecer as regras e cumpri-las exatamente como foram escritas. Portanto, dar um treinamento adequado e ter certeza que o funcionário está qualificado para o trabalho é fundamental.
3. Não investir em equipamentos de segurança: essa é uma das principais tarefas da portaria. Portanto, não investir em equipamentos para segurança de condomínio é um erro que pode custar caro.
4. Deixar a portaria aberta: essa atitude coloca em risco todos os indivíduos que estão dentro do condomínio. É preciso estabelecer uma organização que permita ao porteiro manter a entrada e saída de pessoas sob controle.
5. Consentir que o porteiro seja desviado da sua tarefa: esses desvios de função vão desde o auxílio aos moradores com as compras ou a manobrar um carro na garagem até a entrega de encomendas e delivery diretamente na porta. Esse é um erro gravíssimo que pode acarretar em falhas na segurança, bem como atrapalhar a entrada e saída de pessoas no local.
6. Abandonar a portaria: para evitar isso, é necessário criar regras para que exista um equilíbrio entre as necessidades do funcionário e as obrigações.
7. Autorizar que o porteiro tenha distrações na portaria: o uso de televisão, rádio ou até mesmo smartphones pode dificultar a concentração do porteiro no que é considerado importante: a segurança do condomínio.
8. Deixar a organização de entrega de encomendas por conta do porteiro: é preciso estabelecer, dentro do regimento interno, que o morador deve receber suas próprias encomendas, evitando que ele deixe o posto de trabalho.
9. Liberar a entrada de veículo sem identificar a pessoa que está dentro: isso pode causar um dano sério na segurança. Por isso, é tarefa do porteiro verificar se os ocupantes de carro realmente são moradores ou visitantes autorizados a entrar.
10. Porteiro guardar objetos ou fazer entrega de encomendas para condôminos: manter entregas de moradores na portaria pode causar erros e, consequentemente, muita dor de cabeça para o condomínio. Em caso extravio ou mesmo perda, o morador pode se sentir lesado e responsabilizar o condomínio.

Qual a função de um porteiro de condomínio?

A portaria é o local mais importante do condomínio e a função do porteiro faz com que ela se tornem ainda mais relevante.

O porteiro de condomínio é o responsável pela segurança e ordem da portaria, de forma a exercer sua posição de guarda e controle com clareza e disciplina. Os três principais focos do seu trabalho são: correspondência, autorização de entrada/saída e ordem do local.

Postura profissional de um porteiro de condomínio

Não é qualquer pessoa que consegue lidar com o volume de trabalho demandado na portaria de condomínio, nem com tantas atribuições e relacionamentos que envolvem essa profissão. Por isso, não basta gostar das atividades realizadas, é preciso ter aptidão para tanto e tomar as atitudes corretas para o cargo.

Em primeiro lugar, um bom porteiro apresenta uma habilidade de comunicação. Ele deve não só compreender o que um terceiro deseja, mas precisa transmitir a informação de forma eficaz ao destinatário. Ou seja, ele deve utilizar uma linguagem sempre próxima ao destinatário e se adequar às características do condomínio, já que o porteiro é a primeira impressão de um local.

Outra característica muito importante é a apresentação física. Como dito anteriormente, o porteiro é o cartão de visitas. Por isso, precisa estar com o uniforme em boas condições, obedecer às regras a respeito do uso de acessórios e manter a higiene sempre.

Além disso, o porteiro também deve ser um profissional focado em seu trabalho, evitando conversas longas com outros funcionários na portaria ou nas áreas comuns, para prevenir distrações que possam comprometer a segurança.

Por fim, o porteiro de condomínio deve ser discreto. Ele não deve comentar sobre a vida privada dos moradores, dando informações sobre hábitos e horários, nem sobre o cotidiano do condomínio. Essa também é considerada uma medida de segurança.

É muito importante ter um porteiro bem treinado e que cumpra todas as atribuições listadas para garantir a segurança e o bem estar de todos do condomínio. Porém, encontrar um profissional qualificado não é tarefa fácil.

O síndico que optar por contratar porteiro terceirizado deve se atentar às seguintes questões:

• Verificar a idoneidade e a experiência de mercado da empresa contratada;
• Conversar com os funcionários da empresa para saber se não há violação dos direitos trabalhistas e previdenciários;
• Pegar referência da empresa com outros clientes;
• Desconfiar de empresas com alta rotatividade de funcionários e que cobram valores abaixo de mercado;
• Visitar a sede da empresa e solicitar as certidões negativas de débito antes de realizar a contratação;
• Pesquisar sobre a contratação e a supervisão dos funcionários da empresa.

Já o síndico que optar por fazer a contratação direta de um porteiro de condomínio deve fazer a checagem do interessado. Algumas práticas para adotar são:

• Pedir anualmente um atestado de antecedentes criminais, que são fornecidos em diversos sites nas diferentes regiões do Brasil;
• Solicitar ao interessado a certidão negativa de pendências, que pode ser pedida em agências do Serasa, assim como outras certidões que são retiradas diretamente no site dos órgãos oficiais municipais, estaduais e federais;
• Pedir referência do funcionário com seus empregadores anteriores e procure saber o motivo do desligamento;
• Pedir comprovante de residência na hora da contratação.

Primatto: terceirização de portaria de condomínio

A Primatto é uma empresa de terceirização de serviços, compromissada com qualidade no atendimento ao cliente no ramo de limpeza, conservação e administração de condomínios.

A equipe da Primatto é formada por profissionais de extrema confiança, rigorosamente selecionados e com treinamentos específicos conforme a característica da área a zelar.

O profissional de portaria está na linha de frente dos condomínios e ambientes corporativos, e, portanto, deve ter postura, apresentação e organização adequada.

Caso o porteiro de condomínio necessite faltar, a Primatto conta com substitutos que estão a postos para atender a qualquer eventual imprevisto e garantir que os postos de trabalho sejam atendidos de forma ininterrupta.

Conclusão

A parte mais importante de um condomínio é a portaria. Por isso, ela deve estar sempre organizada e ser um ambiente com boas condições de trabalho para que o porteiro execute bem as suas funções.

Contar com um profissional discreto, que saiba realizar o controle de acesso e o recebimento de encomendas, é fundamental. Isso porque um bom porteiro auxilia o síndico a zelar pela ordem e pela segurança do condomínio, bem como pelo bem estar dos moradores.

Se você é zelador de um condomínio e necessita de porteiros capacitados e treinados para a função, entre em contato com a Pimatto para conhecer um pouco mais sobre os nossos serviços.