Realizar a gestão de condomínios não é uma tarefa simples. Cuidar da contabilidade, das atividades operacionais e da manutenção das áreas comuns exige habilidades técnicas e um alto nível de responsabilidade e comprometimento. E manter uma boa relação com os condôminos, funcionários e prestadores de serviços também não é tarefa fácil de se conciliar com os demais afazeres.
Pensando nessas e outras atividades necessárias para a boa gestão de condomínios, trouxemos hoje este texto, com dicas para você, que é síndico, de como melhorar a gestão do seu condomínio. Acompanhe o post!
O quê é a gestão de condomínios?
A gestão de condomínios é parecida com a gestão de uma empresa. Inclui, entre diversas tarefas: prestação de contas, folha de pagamento de funcionários, emissão de boletos de pagamento de taxa condominial, etc.
Com o surgimento crescente de empreendimentos imobiliários no Brasil, houve também o aumento na oferta de empresas especializadas em gestão de condomínios, cujo foco é o de prestar auxílio ao síndico para a administração do condomínio.
A gestão de condomínios prestada por empresas especializadas tem ganhado adesão dos síndicos sobretudo pelo know how e aparato técnico-profissional oferecido por estas empresas.
Elas detém conhecimento aprofundado sobre as obrigações legais trabalhistas, administrativas, fiscais, entre outras e prestam o serviço de gestão de forma a documentar com transparência os trabalhos realizados.
Vale ressaltar que o conceito de gestão de condomínios vai além de cuidar da contabilidade e da documentação do empreendimento. Porém, as tomadas de decisão ou demais providências somente podem ser efetuadas pela administradora quando previstas em lei ou em convenção.
A empresa de gestão de condomínios precisa seguir a vontade dos condôminos externada em assembleia. E, para efeitos legais, deve também alertar o representante legal do condomínio sobre as consequências de cada ato, cabendo a este determinar ou não as as ações a serem tomadas.
Qual a importância da gestão de condomínios?
A gestão de condomínios é uma importante ferramenta para manter em dia os assuntos de interesse dos condôminos nas áreas de gestão administrativa, gestão de recursos humanos e gestão financeira, como: pagamento de funcionários, cobranças das mensalidades e taxas condominiais, cuidado com as áreas comuns, entre outros.
Ao contratar uma empresa de gestão de condomínio, os condôminos receberão como benefícios: diminuição de inadimplência, serviços mais alinhados às necessidades dos moradores, funcionários mais qualificados, diminuição do consumo de energia e água, orçamentos realistas para a situação do condomínio.
A transparência na prestação de contas, o fim das cotas extras inesperadas e também a tranquilidade para usufruir das comodidades do condomínio com a menor incidência de contratempos são outras das muitas vantagens de se fazer uma gestão de condomínios eficiente.
No momento de escolher uma empresa para realizar a gestão de condomínio, o síndico precisa investigar a capacidade e idoneidade técnico-administrativa da empresa. Dessa forma, será possível conciliar preço e qualidade dos serviços prestados, pois, nem sempre o menor preço será a melhor opção.
Como fazer a gestão de condomínios de maneira adequada?
A gestão de condomínios engloba diversos serviços, que vão muito além da parte contábil e financeira. A seguir, separamos alguns dos principais tópicos a se observar para fazer uma gestão de condomínio adequada.
Controlar o fluxo de caixa e manter as contas em dia
A organização das contas é responsável pela maior parte do sucesso da gestão de condomínios. É necessário manter um controle do fluxo de caixa, com a descrição detalhada de toda a movimentação financeira do condomínio, além de manter uma reserva de emergência de forma a garantir recursos para situações imprevistas, como manutenções emergenciais, por exemplo.
No controle de caixa também entra a prestação de contas. E, para que ela seja completa e transparente, é importante sempre guardar os recibos, as notas fiscais e demais comprovantes e termos de garantia de todos os serviços prestados e produtos que forem adquiridos para o condomínio.
Além de guardar esses comprovantes, mantenha esses dados em uma planilha para facilitar a prestação de contas aos condôminos.
Os custos com pagamento dos funcionários, dos impostos, dos produtos, máquinas e demais materiais que forem adquiridos, além dos custos de água, gás e luz, devem ser discriminados na planilha, com as devidas comprovações guardadas de forma acessível aos moradores.
Gerir a manutenção diária e preventiva
A gestão dos trabalhos de manutenção diária e preventiva das áreas comuns são um ponto essencial para o bom andamento do condomínio. Um dos principais motivos para se pagar a taxa de condomínio, cujos resultados são vistos a curto prazo, é justamente a manutenção dos espaços comuns, com a limpeza e a organização do prédio.
É necessário observar o estilo de vida dos moradores no que se refere à forma de utilização das áreas comuns, para que se possa organizar a frequência da limpeza de cada área.
Alguns locais, como piscinas, academia, pisos e corredores, por exemplo, precisam receber limpeza diária. Enquanto que outros espaços, como jardins, portaria, salão de eventos, entre outros, podem ter um espaçamento maior entre as limpezas.
Para a manutenção preventiva de ar-condicionado, lâmpadas, ou objetos quebrados, pode-se estipular uma rotina semanal para verificação e possíveis ajustes. Esse tipo de cuidado pode evitar que situações desagradáveis aos condôminos, diminuindo as chances de reclamações e, principalmente, de acidentes provocados por falta de manutenção adequada.
Mantenha em dia a rotina de vistorias e a rotina de atividades de limpeza e manutenção.
Manter uma comunicação direta com os condôminos
A boa comunicação é a chave para todo bom relacionamento pessoal, empresarial e social. E isso se aplica também ao relacionamento interpessoal entre o síndico e os condôminos. Uma boa comunicação interna é, sem dúvidas, um dos primeiros passos para uma boa gestão, uma vez que é por meio dela que o gestor conseguirá ouvir as necessidades dos moradores e também se fazer ouvir.
Investir em ferramentas para se falar com os moradores do condomínio facilitará a comunicação entre as partes. Algumas possibilidades são as assembleias, o uso de circulares, até mesmo um perfil ou grupo fechado nas redes sociais, onde é possível postar as atualizações em tempo real, entre outras. Manter um canal direto com o síndico, como um número de WhatsApp, por exemplo, pode ser fundamental em casos de emergências.
Para além das ferramentas a serem utilizadas, o principal a se observar e que não varia de acordo com o meio de comunicação, é a clareza e a cordialidade na comunicação. Passar a mensagem da forma mais clara e objetiva possível, prezando sempre por um tom amistoso e sóbrio, ajudará a manter a boa convivência de todos e solucionar eventuais conflitos.
Mantendo essa postura de comunicação, o síndico passa uma imagem de confiança aos condôminos e também aos colaboradores.
Obter os serviços de uma gestora de condomínios
Por conter variáveis complexas, que inclui uma grande quantidade de pessoas, com interesses e vivências distintas, fazer a gestão de condomínios de maneira adequada pode ser mais fácil se você puder contar com os serviços de uma empresa especializada nesse tipo de serviço.
São muitos detalhes que compõem a gestão condominial, desde a manutenção do prédio às partes jurídica e financeira. Por isso, ter o apoio de uma empresa especializada pode evitar dores de cabeça e gerar economia de tempo e dinheiro.
Com uma empresa gestora de condomínios, o síndico pode obter ajuda para áreas como a de cobrança, onde a empresa dispõe profissionais especializados em realizar cobranças de débitos utilizando procedimentos que combatam a inadimplência.
As consultorias administrativa, como para organização de assembleias, e jurídica, como para para cobranças judiciais amigáveis ou litigiosas, também são ofertadas por esse tipo de empresa especializada.
Serviços de contabilidade, que além da organização do fluxo de caixa também presta acompanhamento relativo à exigências fiscais, também estão entre os serviços oferecidos.
Quem pode fazer a gestão de condomínios?
A gestão de condomínios pode ser feita diretamente pelo síndico ou gerente de condomínio ou por uma empresa terceirizada, que seja especializada neste tipo de serviço.
A empresa especializada em administração de condomínios pode executar várias atribuições na gestão do condomínio, tais como: suporte técnico com informações precisas para tomada de decisão de síndicos, moradores e conselho consultivo; gestão das áreas administrativa, financeira, jurídica e de recursos humanos; administração das áreas comuns.
Também integram a gama de serviços prestados pelas gestoras: o gerenciamento e arquivo de documentos; a gestão e monitoramento do sistema de segurança; cobrança e acompanhamento de aluguéis; assessoria para promoção de assembleias, gestão contratos e serviços de conservação e manutenção; gestão do consumo de gás, internet, água, luz etc.
Outros trabalhos, como assessoria na área de arquitetura, paisagismo e decoração, engenharia; além de diligências junto às concessionárias públicas também são serviços prestados pelas administradoras de condomínios.
É importante mencionar que essa gestão pode ser feita de forma integral ou compartilhada, seja em condomínios residenciais, comerciais ou industriais.
A gestão completa é a possibilidade que coloca a empresa gestora como a responsável por todo o gerenciamento administrativo do condomínio: desde a promoção das assembleias de condomínio até questões judiciais que vierem a surgir.
Nesse modelo de gestão, o síndico terá o papel de somente fiscalizar o andamento das tarefas que devem ser realizadas pela administradora do condomínio.
No caso de uma gestão compartilhada, a cogestão, o que veremos é uma administração que será realizada pelo condomínio, com o auxílio de uma empresa gestora. Nesse modelo, a maior parte das atividades administrativas são executadas internamente, seja pelo síndico ou pelos conselheiros. E o condomínio contará com a ajuda externa da empresa gestora para a execução das partes burocráticas.
Como forma de garantir uma gestão eficiente a administradora de condomínio precisa contar com parcerias nas áreas contábil, financeira, jurídica e de engenharia, visto que precisará destes serviços especializados para dar andamento nas suas atividades de forma segura.
Qual o salário de um gerente de condomínios?
Atualmente, quem atua como gerente de condomínio recebe um salário médio de R$ 3.300,00, de acordo com os sites de gestão de recursos humanos Catho e Vagas.Com.
Em boa parte dos casos, para trabalhar neste cargo, o síndico profissional precisa ser eleito, da mesma forma que qualquer síndico, por meio de uma assembleia. Geralmente, durante a reunião, os condôminos e o futuro síndico alinham suas expectativas de atuação, estabelecendo um diálogo.
O gerente de condomínio trabalha com o planejamento diário das tarefas dos prestadores de serviços. É ele também que acompanha e assegura a correta execução de todas as atividades feitas pelos prestadores de serviço.
Cabe ao gerente de condomínio treinar os funcionários e equipes terceirizadas e assegurar o manuseio correto dos equipamentos. Assegurar que os colaboradores cumpram todas as políticas e procedimentos do empreendimento também é uma de suas atribuições.
Por fim, é do gerente de condomínios a responsabilidade por encaminhar o relatório mensal de operações do empreendimento e de organizar as reuniões mensais e atender os condôminos e prestadores de serviços.
Cuidados na hora de realizar a gestão de condomínios
Um dos principais cuidados para realizar a gestão de condomínios, é manter as informações sempre organizadas. É do síndico a responsabilidade pela manutenção da ordem no condomínio.
Dessa forma, é necessário organizar as informações relativas à sua atividade de forma correta, tais como: débitos de moradores em débito, dados de colaboradores, notas fiscais, etc.
As obrigações trabalhistas também são um ponto fundamental na gestão de condomínios. É necessário registrar os funcionários, fazer o pagamento dos salários em dia e manter as contribuições com a Previdência Social e o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) sempre atualizadas.
A comunicação, como já citamos anteriormente, é um ponto de extrema relevância na administração de um condomínio. Por isso, a comunicação clara, objetiva e, quando possível, com o uso de ferramentas tecnológicas que agilizem este processo, trará mais eficiência à gestão.
O controle financeiro também deve receber um cuidado redobrado na hora de realizar a gestão de condomínios.
Todas as dívidas e compras efetuadas pelo condomínio precisam ser anotadas em uma planilha, assim como as receitas. Isso ajudará a manter um provisionamento adequado dos gastos e até mesmo a conseguir negociar melhores valores em produtos ou serviços.
E como o síndico é o responsável por prestar contas mensalmente aos moradores, o planejamento e controle financeiro precisam estar em dia, com informações claras, para atender aos possíveis questionamentos que surgirem.
A terceirização de serviços ajuda na gestão de condomínios?
O crescimento dos condomínios traz à tona a necessidade de contar com empresas especializadas em administração para gerir de maneira eficiente as complexas demandas cotidianas destes empreendimentos.
Mesmo os síndicos que são altamente qualificados para o cargo preferem, em sua maioria, contar com o respaldo de uma empresa gestora de condomínios. Isso porque a empresa será a responsável pela tarefa de cobrança também de recrutamento de pessoal, área em que, geralmente, os síndicos profissionais não atuam.
Com a terceirização da gestão de condomínio, o síndico profissional passará a ser mais um dos diversos prestadores de serviço do empreendimento.
Uma gestora de condomínios não substituirá o trabalho do síndico no condomínio. O que acontece, nessas situações em que uma empresa é contratada para a gestão do empreendimento, é que o síndico deixará de exercer o papel de gestor direto e passará a se empenhar como uma espécie de supervisor, fiscal e chefe da gestão.
Caberá ao síndico dar as ordens à gestora e buscar garantir que todos os serviços sejam efetuados de acordo com o contrato, com a legislação e com as normas internas do condomínio.
Ao transferir a responsabilidade da administração para empresas especializadas, os problemas comuns dos condomínios passam a ser administrados de maneira mais contundente, por uma equipe especializada e tecnicamente preparada para resolver situações com rapidez e segurança. Isso garante maior bem estar aos moradores e também a valorização do condomínio.
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A Primatto é uma empresa inovadora no mercado e que atua com a prestação do serviço de gestão de condomínios. A Primatto surgiu da própria necessidade de mercado, até então carente de empresas sérias e compromissadas com a qualidade no atendimento aos clientes nos ramos de limpeza, conservação e administração de condomínios.
Com a nossa equipe especializada, seu condomínio terá uma ampla cobertura na oferta de serviços e contará com uma gestão qualificada, ágil e segura.
Conclusão
A gestão de condomínios é um serviço amplo, complexo e que envolve inúmeras variáveis, justamente por envolver vidas humanas em seu cotidiano, com anseios, necessidades e padrões de vida diferentes entre si.
Contratar uma empresa prestadora de serviços para realizar a gestão do seu condomínio, trará um salto de qualidade para a gestão do empreendimento, com melhor comunicação com os moradores, mais agilidade nos serviços, diminuição de riscos e custos, entre outros benefícios.
Mas é importante frisar a necessidade de se conhecer a qualidade e profissionalismo da empresa contratada, para que os objetivos almejados com a contratação possam ser alcançados.
Procure se informar junto a outros clientes e também tire todas as dúvidas sobre a execução dos serviços, o dia-a-dia de trabalho, entre outros detalhes.
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