Assembleia de Condomínio durante o Covid-19? Guia completo com dicas

Estamos em meio a uma pandemia e medidas de prevenção à Covid-19, como o distanciamento social,  ainda precisam ser seguidas em todo o país. Portanto, qualquer atividade que proporcione a aglomeração de pessoas deve ser suspensa. Nesse caso, assembleias de condomínio também.

Algumas decisões, como por exemplo, a eleição de síndico, não podem esperar. A alternativa é a realização de uma assembleia em ambiente virtual.

O que é uma assembleia de condomínio?

Assembleia de condomínio é uma reunião entre responsáveis pela gestão dos empreendimentos e moradores para a discussão de assuntos de interesse coletivo.

Essa reunião é um dos momentos mais importantes para o bom andamento dos empreendimentos imobiliários. Trata-se de um encontro entre condôminos e administração, para a discussão de diversos assuntos de interesse coletivo, como por exemplo, apresentação de contas, votações, reformas nas edificações e regras relacionadas a direitos e deveres.

É durante a Assembleia de Condomínio que moradores podem avaliar o desempenho do síndico, da administradora de condomínio e dos conselhos. Ou seja, são essenciais para garantir a qualidade das edificações e a satisfação de todos que nelas residem.

Assembleia de condomínio no Código Civil

As assembleias de condomínios são regulamentadas pelo artigo 1.350 do Código Civil, que diz: “Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas e, eventualmente, eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno”.

Pelo que consta na legislação, existe a obrigatoriedade da convocação de pelo menos uma assembleia de condomínio por ano, chamada de Assembleia Geral Ordinária (AGO). Ela prevê também alguns assuntos obrigatórios, como previsão orçamentária anual, aprovação de contas do último ano e eleição de síndico e conselheiros.

Além da Assembleia Geral Ordinária, sempre que houver assuntos importantes, que não podem esperar o próximo encontro anual acontecer, o síndico pode convocar uma Assembleia Geral Extraordinária (AGE), que visa aprovar despesas emergenciais e assuntos gerais ainda não tratados.

Para empreendimentos novos existe, ainda, a Assembleia Geral de Instalação (AGI), em que é realizada a primeira eleição de síndico e conselheiros, a contratação de seguro condominial, a discussão sobre regimento interno, entre outros assuntos importantes à rotina do local.

Diferença entre Assembleia Ordinária e Extraordinária

Entenda a diferença entre Assembleia Ordinária e Extraordinária.

A Assembleia ordinária é realizada uma vez ao ano e está  prevista no Artigo  24, da Lei 4.591/64 e 1.350. É uma assembleia definida em convenção, tendo data certa para se realizar e nela, além das demais matérias constantes da pauta, deve prever a aprovação das verbas para as despesas do condomínio, compreendendo as de conservação da edificação ou conjunto delas, bem como manutenção de seus serviços e aprovação das contas do exercício anterior.

Também nesta assembleia pode-se eleger o novo síndico e também o seu conselho fiscal e subsíndico. É nesta assembleia que se permite a participação do inquilino com direito a voto, desde que o assunto em pauta não seja relativo  a obras de benfeitorias, e nela o proprietário não se faça presente.

Já a assembleia extraordinária, como o próprio nome já sugere, é aquela que não tem periodicidade pré determinada ou definida. Nela, todo e qualquer assunto pode ser tratado, inclusive os que já foram objeto de pauta nas assembleias ordinárias. Sua convocação é feita sempre que haja necessidade. Nela não se permite a presença do locatário.

Há poucas diferenças entre elas. Porém, as assembleias ordinárias, obrigatoriamente, deverão ser convocadas a cada ano e deverão tratar sobre a apresentação e aprovação, ou não, do orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas do síndico. Também estão relacionadas à eleição do síndico, sendo certo que todos os demais itens poderão ser deliberados tanto em assembleia ordinária, quanto em assembleia extraordinária.

A assembleia extraordinária, no entanto, poderá ser convocada a qualquer tempo e é mais utilizada quando existirem assuntos relevantes a serem decididos no condomínio, mas que, por algum motivo, ainda não estejam totalmente delimitados.

Para quê serve uma assembleia de condomínio?

Uma assembleia de condomínio serve para colocar todos os moradores a par dos assuntos do empreendimento. É de interesse de todos entender e saber o que está sendo feito no condomínio, além de decidir e aprovar ações futuras. A assembleia também é uma ótima oportunidade para mostrar a transparência e eficiência da administração que vem sendo feita no condomínio pelo síndico.

Algumas questões definidas durante a reunião condominial são:

• Prestação de contas: é dever do síndico ser transparente e disponibilizar detalhes sobre despesas do condomínio, desde itens de manutenção até gasto com pessoal e serviços;

• Previsão orçamentária: para divulgar alguns valores já com reajustes previstos para o período, como inflação do período, inadimplência do condomínio, dissídio dos funcionários, férias e décimo terceiro, e contratos a serem negociados;

• Aprovação de obras: toda obra feita em um condomínio precisa ser colocada na pauta de uma reunião e aprovada pelos condôminos. Aqui entram, por exemplo, envidraçamento de sacadas, pintura de áreas comuns, instalação de cercas elétricas e alarmes e qualquer modificação feita em áreas comuns;

• Eleição de síndico: é na assembleia de condomínio que os moradores votam e definem o síndico.

Assembleia de condomínio durante o Covid-19: Como fazer?

Com a pandemia de Covid-19, alguns itens importantes para o bom funcionamento do condomínio ficaram sem respaldo da legislação.

As assembleias gerais ordinárias, obrigatórias por lei, não puderam acontecer, por causa das aglomerações, que devem ser evitadas. Isso impediu muitas deliberações importantes, como por exemplo, eleições de síndicos e aprovações de contas.

Um exemplo desse problema foi o bloqueio de contas de condomínios em instituições financeiras. Com mandatos vencidos e sem um prévio contato com os bancos, alguns síndicos e administradoras não puderam acessar as contas do condomínio para realizar movimentações.

Foi necessária, então, a adoção de medidas que viabilizassem o exercício dos processos decisórios dos condomínios de forma eletrônica.

No dia 12 de junho de 2020, a lei 14.010, derivada do Projeto de Lei 1.179/2020, foi publicada no Diário Oficial da União. Ela determina uma série de mudanças de caráter transitório que perdurarão enquanto a pandemia de Covid-19 se estender no Brasil, com validade até o dia 30 de outubro de 2020, podendo ser prorrogada.

Dentre os destaques, a lei determina que as assembleias, exigidas nos artigos 1.349 e 1.350 do Código Civil, bem como sua votação poderão ocorrer exclusivamente em ambiente virtual.

Outra determinação aprovada no capítulo VIII da Lei, que trata dos condomínios, foi a obrigatoriedade das prestação de contas mesmo durante este período. Já o artigo 11, que tratava dos poderes do síndico, para proibição de uso das áreas comuns, foi vetado pelo presidente da república.

De acordo com o texto da lei, “a manifestação de vontade de cada condômino será equiparada, para todos os efeitos jurídicos, à sua assinatura presencial”. Isso significa que a assembleia, que antes só podia ser realizada de forma presencial ou híbrida, após a aprovação da lei e durante a pandemia, poderá ser realizada também de forma puramente eletrônica.

Caso não seja possível a realização da assembleia, também há uma determinação para os síndicos. “Se não for possível a realização de assembleia condominial na forma prevista no caput deste artigo, os mandatos de síndico vencidos a partir de 20 de março de 2020 ficarão prorrogados até 30 de outubro de 2020”.

Separamos algumas dicas importantes para uma assembleia de condomínio virtual:

• Informe que a eleição de síndico será realizada em meio virtual

Depois de convocar a reunião e divulgar a pauta aos condôminos, informe-os que a eleição será feita em meio eletrônico e virtual, sem a necessidade de encontro presencial, inclusive para assinatura, conforme a Lei 14.010/2020.

• Comunique a data e horário da votação

Defina qual dia a eleição irá acontecer, seu horário de abertura e encerramento. Não é permitido manter a assembleia aberta por muito tempo para tentar aumentar o quórum. Siga o rito de uma reunião presencial.

• Explique o funcionamento da plataforma e o processo de apuração

Elaborar um tutorial é uma boa opção para isso. Explique também todos os detalhes do processo de apuração. Para evitar dúvidas na hora da votação, coloque-se à disposição para questionamentos através de contato telefônico ou por mensagens de texto.

• Libere e encerre a votação online no horário previsto

Na data e horário marcado, libere a votação online e encerre quando for preciso. Não esqueça que as procurações precisam ser analisadas antes, assim como a verificação dos condôminos inadimplentes, para que você possa, assim, liberar o voto somente de moradores autorizados.

• Registre a ata e encaminhe para o cartório

Ao finalizar o pleito, imprima a lista com os nomes do votantes. Registre a ata e encaminhe para o cartório se a convenção assim determinar.

• Consulte uma assessoria jurídica em todo o processo, para ter mais segurança.

Qual o prazo para convocação de uma assembleia de condomínio?

A lei não determina o prazo necessário para a convocação de uma assembleia, devendo então ser observado, quando existir, o prazo previsto na convenção do condomínio.

Isto ocorre porque existem assuntos que são de extrema urgência e não podem esperar por um longo prazo para que seja deliberado. Porém, devido ao fato de que todos os condôminos devem ser devidamente convocados para comparecer à assembleia, um prazo de dez dias é suficiente para que se cumpra esta determinação.

Se algum condômino interessado não puder comparecer à assembleia, a melhor solução é que o mesmo envie um representante, com a devida procuração, a fim de que este delibere e defenda os seus interesses.

Quem pode ser presidente de uma assembleia de condomínio?

Para saber lidar com situações que possam fugir do controle, é fundamental que o presidente da assembleia esteja preparado para o evento e tenha pulso firme. O presidente da mesa deve ter um mínimo de conhecimento sobre o prédio. Pode ser um conselheiro, por exemplo. Se não tiver objeção na convenção do condomínio, o presidente pode ser qualquer pessoa, como um inquilino ou até mesmo o síndico.

O presidente deve seguir rigorosamente a pauta. Todos os presentes devem se dirigir a ele para obter a permissão de falar. O presidente deve evitar discussões prolongadas e, ao mesmo tempo, fazer com que todos que desejam consigam se manifestar.

Geralmente, o presidente da mesa é eleito entre os condôminos presentes na assembleia. Porém, se o síndico for um dos condôminos, não é aconselhável que ele possa ser eleito presidente da mesa ou secretário, para evitar possíveis problemas e conflitos de interesse.

Durante a assembleia, caso o presidente da mesa eleito não se sinta confortável com alguma situação, ele pode solicitar a substituição por outro condômino presente.

No mesmo sentido, se a assembleia notar que o presidente da mesa se mostrou incapaz de exercer tal função, poderá destituí-lo.

Como conduzir e proceder em uma assembleia de condomínio?

O primeiro passo para uma assembleia de condomínio é decidir o presidente da mesa. Como ele é peça fundamental para o bom andamento do evento, o recomendável é que o presidente seja alguém respeitado por todos, e neutro.

Também é de extrema importância que o presidente da mesa saiba se colocar no momento certo, evitando que os moradores que demandam mais atenção fujam do tema que está sendo debatido.

Além disso, deve-se observar o horário de início da reunião. É uma boa maneira de prestigiar os presentes, e não os ausentes ou atrasados. Outra forma de se manter a ordem é estabelecer o tempo para cada assunto na pauta e, no máximo, cinco minutos a mais, caso a maioria decida por mais explicações sobre o tema.

Temos sugestões sobre o tempo necessário para tratar os assuntos:

• Prestação de contas: de 20 a 25 minutos;
• Previsão orçamentária: de 10 a 15 minutos;
• Eleição: geralmente feita por aclamação, 5 minutos. Mas se houver mais candidatos, calcule 3 minutos para cada um;
• Aprovação de obras: de 15 a 20 minutos.

Para que a reunião transcorra da melhor forma possível, os temas mais polêmicos devem ser deixados para o final. Assim, os outros assuntos são decididos com mais tranquilidade.

Dicas para realizar uma assembleia de condomínio eficaz

Muitos condôminos deixam de participar das reuniões por elas serem pouco atrativas e longas, principalmente, em função do desvio constante dos assuntos. Porém, é possível elaborar uma assembleia de condomínio produtiva, interessante e eficaz.

Isso contribui para uma melhor tomada de decisão e o bom andamento de todas as atividades necessárias ao empreendimento, beneficiando a todos. Temos algumas dicas de como fazer isso:

• Planeje e elabore uma pauta em que constem todos os assuntos, e a compartilhe com os condôminos para que cheguem preparados;
• Defina uma mesa de mediadores, para que auxiliem o síndico a conduzir o debate, mantendo-o fluido e objetivo;
• Tenha um sistema de controle de tempo para a fala de cada participante, de forma com que seja possível fazer alertas, caso alguém esteja prolongando demais;
• Caso algum morador comece a falar sobre assuntos que estão fora da pauta, pode até ser discutido em assuntos gerais. Mas deverá ser marcada outra reunião, para decidir sobre o assunto.  Caso ocorra deliberação que não estava escrita no edital de convocação, poderá ser impugnada.

Quóruns relativos à uma assembleia de condomínio

Votações em assembleias de condomínios seguem regras estipuladas pela legislação, que contam com quóruns mínimos, a partir de temas específicos.

• Alterações na convenção do condomínio ou regimento interno: exige maioria na votação de um quórum de 2/3 de todos os proprietários.
• Destituição de síndico: a demissão só é válida com a maioria absoluta (50% + 1) de todos os condôminos.
• Aprovação de contas, aumento da taxa condominial e eleição de síndico: deve-se fazer a primeira convocação, na qual é preciso quórum de metade do todo. Se não for alcançado essa quantidade mínima de pessoas, é feita a segunda convocação, que tem quórum livre. A votação é decidida pela maioria dos presentes.
• Aprovação de obras necessárias: todas aquelas que buscam conservar e impedir a deterioração do condomínio, como pinturas de fachada, reparos ou manutenções contra infiltrações. A aprovação é feita pela maioria dos votos presentes na assembleia (50% + 1).
• Aprovação de obras úteis: obras que melhoram o acesso e a vida no condomínio, como instalação de grades ou compra de sistema de segurança. Precisam da maioria dos votos (50% + 1) de todo os condôminos para serem aprovadas.
• Aprovação de obras voluptuárias: são aquelas não urgentes e que focam na beleza do condomínio ou lazer dos moradores, como por exemplo, jardins, decorações ou reformas estéticas nas áreas comuns. Precisam ser aprovadas por 2/3 dos votos de todo o condomínio.

Para demais assuntos referentes às mudanças e decisões para o condomínio, se aplica a regra votação mínima de todos os presentes.

Quem pode participar de uma assembleia de condomínio?

Estando quite com as despesas condominiais, pode o condômino participar e votar nas assembleias de condomínio. Assim, resta saber quem é o condômino.

Os condôminos são aqueles titulares que constam da matrícula/escritura do bem. Ou quando forem tecnicamente proprietários, como no caso dos promitentes compradores, cessionários, promitentes cessionários. De forma que o conceito de condômino, segundo o dicionário, “é indivíduo que, com outro, exerce o direito de propriedade sobre um bem não dividido; coproprietário. Cada proprietário de um condomínio”.

O condômino guarda relação com propriedade. Portanto, condômino aqui não seria o locatário. A relação do locatário (inquilino) é com o proprietário (locador) e não com o condomínio.

Participação por procuração

O uso de procurações é amparado pela legislação brasileira, como está expresso no Código Civil. Em assembleias, esse tipo de documento é bastante usado, pois permite que um condômino possa votar e até ser votado, sem estar presente fisicamente no local.

Nos encontros em que há necessidade de quórum específico, é bastante comum que haja um trabalho anterior à assembleia para que os ausentes se façam presentes pelo uso de uma procuração.

Como se pode ver, a procuração é um instrumento bastante útil para a vida em condomínio, e pode impactar nos resultados de votações de assembleias. Justamente por isso, é fundamental que a convenção condominial seja clara sobre o uso desse tipo de documento.

Participação de inquilinos e inadimplentes

Geralmente, as convocações para assembleias proíbem a participação de inquilinos ou exigem procuração.

No entanto, no caso de inquilinos com o contrato de locação em mãos, eles têm direito de participar e votar, exceto para quóruns especiais em que a própria legislação salienta o voto específico de condôminos.

Sendo assim, podem participar das assembleias o síndico, proprietários, representantes legais com procuração específica e os inquilinos. Estes últimos, somente podem votar quando tratar-se de assunto que não seja sobre despesas extraordinárias.

Quanto aos inadimplentes, a legislação diz que é direito do condômino votar nas deliberações da assembleia e delas participar, desde que esteja adimplentes.

Como fazer para cancelar uma assembleia de condomínio?

Toda reunião de assembleia de condomínio deve seguir certas regras para que seja válida. Se essas normas não foram obedecidas à risca, corre-se o risco de acontecer a impugnação de assembleia.

O pedido de anulação de assembleia, geralmente, acontece quando um ou mais condôminos ficam insatisfeitos com as decisões tomadas ou com a performance do síndico. De forma geral, as condutas inadequadas mais comuns que levam à impugnação de assembleia de condomínio são:

• Não notificar todos os condôminos sobre a convocação de assembleia;
• Permitir que condôminos inadimplentes votem;
• Não redigir a ata da assembleia de forma correta e de acordo com o Código Civil;
• Permitir que representantes de condôminos votem sem apresentar procuração;
• Alterar convenção do condomínio com menos de 2/3 dos votos dos moradores;
• Deixar de convocar reunião de assembleia solicitada por 1/4 dos condôminos;
• Impedir a eleição de um síndico não morador para o condomínio.

Quando se pede a impugnação de uma assembleia, é necessário ter provas de que a reunião não foi feita seguindo as normas do Código Civil e do regimento interno do condomínio.

Caso sejam comprovadas falhas na reunião de assembleia ou na entrega da ata, a impugnação pode ser feita ao entrar com uma ação no Poder Judiciário, solicitando que o juiz anule a assembleia com base em provas.

O pedido de impugnação à Justiça deve ser feito em até 60 dias após a Assembleia Geral Ordinária. Caso a reunião seja uma Assembleia Geral Extraordinária, o prazo diminui para 20 dias.

A opção mais amistosa e mais barata para anular a reunião de assembleia, é pedir ao síndico que seja organizada uma nova assembleia para revogar as medidas tomadas anteriormente. Caso o síndico se recuse, 1/4 dos condôminos podem reivindicar uma reunião de assembleia.

Conclusão

Mesmo no momento difícil em que o Brasil e o mundo estão vivendo, alguns assuntos não podem deixar de ser resolvidos. Você viu aqui que a assembleia do seu condomínio pode ser realizada em de forma on-line, com respaldo da legislação.

Escolha uma plataforma virtual que melhor atenda os condôminos e siga todas as instruções para a eficácia de um assembleia de condomínio. E, se puder, fique em casa.